Продолжается пилотный этап внедрения в КНИТУ системы кадрового электронного документооборота HRLink. Очередному этапу реализации проекта был посвящён организованный в режиме ВКС семинар с участием ППС и УВП Института технологии лёгкой промышленности, моды и дизайна, выбранного в качестве пилотной площадки.

Современная многофункциональная система HRLink внедряется в КНИТУ в рамках политики управления человеческим капиталом программы «Приоритет 2030». Она позволяет осуществлять безбумажный оборот всех видов кадровых документов как от работодателя к работнику, так и обратно с использованием всех видов электронной цифровой подписи. Первоначально в ИТЛПМД система была внедрена для работы с документами в направлении «от работодателя к работнику».

Работники института за предусмотренное время полностью освоили функционал системы, которая может быть установлена как на стационарный компьютер работника, так и на смартфон, работать как в отдельном приложении, так и через веб-интерфейс.

Семинар с представителем HRLink был посвящён работе в системе уже в обоих направлениях — от работодателя к работнику и от работника к работодателю.

Система отличается ясностью и удобством интерфейса, предоставляет возможность контроля прохождения документов на всех этапах. Подписывание документов осуществляется электронной подписью, что придаёт электронным документам такую же силу, как и бумажным, а данные хранятся на надёжно защищённых серверах сертифицированного контрагента, что важно в условиях обострения активности сетевых злоумышленников и возможного действия чрезвычайных факторов.

Система имеет базу знаний и возможность контакта с технической поддержкой. В базе знаний даны подробные инструкции по работе в системе, доступные все её пользователям.

В ходе семинара его участники применили полученные знания на практике, заходя в систему и осуществляя действия с документами. С 22 сентября работникам ИТЛПМД полностью доступны все возможности системы в рабочем режиме.

Работу в системе облегчает наличие готовых шаблонов для разных маршрутов документа и разных категорий заявителя (ППС, УВП, заведующий кафедрой, директор института). При этом количество шаблонов может быть оперативно дополнено с учётом обратной связи с пользователями.

Система удобна и возможностью получения оперативных уведомлений о прохождении документов. Мобильное приложение доставляет уведомление в виде пуш-уведомлений (при условии, что такого рода уведомления разрешены пользователем, а приложение имеет актуальную версию). Если пользователю неудобны пуш-уведомления, он может указать адрес электронной почты или номер телефона для доставки уведомлений альтернативным путём. В этом случае нужно будет работать в веб-версии системы, функциональность и интерфейс пользователя которой не отличается от представленных в приложении.

Как разъяснил руководитель управления организационного и кадрового развития КНИТУ Ильгиз Харисов, для работников университета, как и сейчас для работников ИТЛПМД, будет доступна возможность оформления в электронном виде всех видов документов, хотя вновь принимаемым на работу лицам заявления о приёме и соответствующий пакет документов пока ещё нужно будет представлять в традиционном виде.

Представитель компании HRLink ответила на вопросы участников семинара. В частности, коллег интересовали моменты, связанные с работой в условиях отключения мобильного доступа в Интернет из соображений безопасности.

Завершение пилотного этапа и внедрение системы HRLink в масштабах всего университета ожидается в начале 2026 года.